Testimonianze

Utilizzo il software Sapes dall'inizio della mia carriera, e ha sempre consentito a me ed alle mie collaboratrici di affrontare tutte le esigenze del nostro lavoro.

Sicuramente è il software più completo, affidabile e con la maggiore esperienza in termini di anni nel settore notarile. Conosce tutte le richieste sia dei notai più esperti che quelle delle nuove generazioni di notai. Il software si è sempre adeguato alle nuove tecnologie presenti sul mercato, per offrire il miglior prodotto possibile.

Ne apprezzo la semplicità di utilizzo in quasi tutte le sue funzioni. Inoltre, oggi posso sicuramente dire che sono molto contento degli sviluppi del nuovo CRM di Zucchetti Software Giuridico.

Il software Arianna, all’inizio della professione, mi ha consentito di avviare lo studio in autonomia, e con una sola impiegata, specialmente grazie ai moduli di gestione delle formalità e della contabilità. Successivamente, l’implementazione di word per la videoscrittura, e i diversi automatismi ad esso connessi, hanno reso più veloce e precisa la stesura degli atti, e più agevole lo scambio di bozze con altri professionisti.

Con l’associazione professionale e l’assunzione di nuovi dipendenti, ho apprezzato molto le diverse funzionalità (configurazioni personalizzate, filtri di ricerca estesi, scadenzario) che consentono un controllo e aggiornamento costante dello “stato avanzamento lavori”, e i moduli aggiuntivi (le modifiche della consultazione delle Banche dati Falliti e Antiriciclaggio, l’introduzione di Omnia e da ultimo delle pratiche CRM).

Oltre ad essere un software molto intuitivo, a mio parere, ciò che lo contraddistingue dalle altre opzioni disponibili sul mercato è il continuo aggiornamento. A questo si aggiunge la “ricchezza” di funzioni che supportano un utente “formato” in una gestione completa dello studio notarile.

Con l'adozione di Sinfon lo Studio ha migliorato il flusso delle informazioni delle pratiche tra i collaboratori, così come la parte di back-office, ottimizzando i tempi di lavorazione per gli adempimenti post-stipula, la gestione delle parcelle e della contabilità.

Il software permette di focalizzarsi su "perché" si fanno determinate operazioni, non solo su "come" farle. Inoltre, essendo un prodotto in cloud, ha permesso di snellire l'infrastruttura informatica dello Studio, riducendo le manutenzioni di sistema.

Adottando il software San ho riscontrato un considerevole vantaggio in termini di redazione atto e adempimenti. Il flusso di lavoro beneficia di queste modalità organizzative, a partire dalla facile reperibilità di informazioni da pratiche già archiviate.

Apprezzo in particolar modo l’opportunità di conservare in formato digitale, divisa per pratica, documentazione altrimenti cartacea. Da subito mi hanno piacevolmente colpito lo spazio di archiviazione disponibile, l’assistenza puntuale e la possibilità di importare testi da database informatici ufficiali.

Ho lavorato esclusivamente con il vostro gestionale quindi non sono in grado di segnalare differenze significative con altri sistemi; ciò premesso, lo uso con soddisfazione da oltre dieci anni e non ho mai valutato di cambiarlo.

Ho scelto il software gestionale Sapes, venendo da precedenti esperienze, per l’ottima funzionalità in cloud, avendo la necessità di gestire due studi completamente integrati ma fisicamente dislocati in località diverse, e per l’assistenza diretta, commerciale ma anche tecnica, che Sapes assicura.

Ho poi apprezzato la semplicità e libertà nella redazione dell’atto, che non pregiudica l’accuratezza dell’interpretazione, per la predisposizione delle formalità. Il modulo contabilità mostra interessanti potenzialità.

Il passaggio al nuovo gestionale è avvenuto nel 2019. Il nuovo programma e l’assistenza iniziale del personale Wintech hanno consentito di riorganizzare e ottimizzare le procedure relative all’istruttoria, alla stesura degli atti e alle formalità in maniera efficiente, facendo un passo avanti rispetto al precedente programma nell’informatizzazione dello Studio e nel tempo di esecuzione delle singole attività notarili.

Il “filo d’Arianna” fa sì che tutte le fasi siano concatenate le une alle altre e questo permette di eliminare errori nei vari passaggi della pratica. È possibile estrarre tutti i dati delle visure, aggiornare le anagrafiche dei soggetti, avere a disposizione delle bozze di atto che consentono di stendere il testo in maniera molto veloce una volta acquisiti i dati per estrazione nella pratica.

Avevo aspettative elevate e sono state realisticamente e gradualmente raggiunte: apprezzo il continuo lavoro di aggiornamento del programma e l’utilizzo di nuovi strumenti informatici, quali il CRM e OMNIA, per affrontare le nuove esigenze informatiche e di sicurezza del sistema per l’attività notarile.

Consiglierei di condividere le potenzialità del programma con i propri collaboratori, coinvolgendoli innanzitutto nella scelta. Sicuramente è richiesto uno sforzo iniziale, ma una volta acquisita familiarità i risultati ripagheranno l’impegno. La semplicità di utilizzo dell’applicativo sarà da stimolo al miglioramento dell’organizzazione delle attività dello studio, rendendo il lavoro più efficiente e innovativo.

Il valore aggiunto di Sinfon è certamente la sua assistenza. Competenza e velocità caratterizzano infatti il lavoro di chi, con costante gentilezza, viene chiamato a risolvere problematiche di vario tipo contribuendo a una formazione sempre più completa del personale di studio.

A prima vista colpiscono immediatamente la facilità di utilizzo e l’intuitività grafica, che con l’uso quotidiano hanno decisamente superato le mie iniziali aspettative! Posso dire che il lavoro risulta di gran lunga semplificato: ogni funzione è raggiungibile attraverso più link di collegamento collocati in diverse schermate del programma, con la conseguenza che non è necessario tornare sulla home page, la “scrivania”, per saltare da una pagina all’altra.

Rilevante è la possibilità di importare le anagrafiche: dei mediatori, dall’archivio interno che, di pratica in pratica, si incrementa; dei soggetti, dalle visure catastali o da pratiche precedenti in cui erano già presenti; ma soprattutto degli immobili, direttamente dal Catasto. Basandosi sul concetto di “dato certo” questo programma consente praticamente di azzerare la possibilità di errore, così frequente nel nostro lavoro, non soltanto nella redazione dell’atto, ma anche nel post stipula (repertorio e adempimenti): certo, il controllo da parte del Notaio è sempre d’obbligo, ma riconosco di non avere mai trovato, nemmeno una sola volta, alcun errore nelle anagrafiche.

Ottimo anche il fascicolo digitale, che consente di avere sempre a portata di mouse tutta la documentazione necessaria per l’istruttoria della pratica, con il pregio di potere rivedere “al volo” e magari in itinere quel dato che si ha la necessità di verificare nuovamente.

E vogliamo parlare del concetto di schema dell’atto? Certo, il lavoro di memorizzazione delle clausole è lungo e un po’ noioso all’inizio; ma posso dire che, quando si inizia a lavorare, tutto lo sforzo fatto viene ripagato. Qualunque collaboratore, anche non esperto, riesce ad abbozzare un atto con le clausole stilistiche del proprio Notaio; la possibilità di inserire le clausole in alternativa, poi, fa sì che possano essere previsti i mille casi diversi che ogni pratica presenta. In definitiva consiglio con tutto il cuore questo software, che non mi ha mai deluso ed anzi mi fa re-innamorare giorno dopo giorno!

Un’ultima nota, non meno importante, voglio farla per il team, che ho avuto la fortuna di conoscere durante la mia formazione prelavorativa a Salerno: un team fatto di professionisti esperti, certamente, ma soprattutto di persone davvero meravigliose, sempre disponibili e che mettono il cuore in quello che fanno. Grazie per essermi ed esserci accanto ogni volta che ne abbiamo bisogno!

Ribadisco i ringraziamenti, sono felice di avervi scelto!

Utilizzo Sapes fin dall’avvio alla professione notarile, potendo contare su un’assistenza eccellente sia sul territorio che a livello nazionale. Unitamente alle funzionalità del software sottolineo che il recente acquisto del CRM ha reso il mio Studio più all’avanguardia, avvicinandolo alle esigenze dei clienti.

La condivisione di documenti e comunicazioni con gli assistiti, nella fase di istruttoria pratica o successiva alla stipula, rappresenta un indubbio valore aggiunto.

Il sistema serve lo studio in ogni suo aspetto, con modalità versatili e intuitive: gestione delle pratiche e scrittura degli atti, acquisizione dei documenti, adempimenti post-stipula, contabilità e gestione finanziaria, anagrafica della clientela, preventivi, agende personalizzabili per ogni collaboratore, rilascio delle copie ai clienti.

Il software consente di ricreare in ambito digitale un vero e proprio fascicolo di studio come quello cartaceo, con l’aggiunta dei formidabili automatismi propri di un sistema altamente sofisticato. Videoscrittura e gestione pratica, nel tempo, si sono adattate alle tante sensibilità e prassi presenti nel mio studio, si sono uniformate ai modelli imperanti e più diffusi di videoscrittura e arricchite di strumenti di ausilio alla scrittura degli atti. Ne cito un paio a titolo esemplificativo: tutta la normativa italiana sempre in linea durante la stesura, oppure un formidabile vademecum che assiste l’operatore in ogni fase della preparazione degli atti più ricorrenti.

La relazione con la clientela e con gli altri professionisti coinvolti nell’attività del mio studio è diventata più fluida, in sintonia con le “abitudini digitali” di chi, a vario titolo, entra in contatto con noi.

Il punto di forza, a mio parere: l’integrazione reciproca dei moduli informatici che il notaio e i collaboratori usano quotidianamente nelle molteplici fasi di una pratica, permettendo veloce fruizione delle informazioni, condivisione delle procedure all’interno dello studio, riduzione dei tempi di lavorazione, ausilio durante ogni fase della pratica, dialogo costante con la clientela anche attraverso l’accesso ad aree dedicate direttamente accessibili dai clienti.

Lo staff che cura assistenza e aggiornamenti è di eccellente livello. Utilizzo Arianna oramai da decenni. La ricerca e i miglioramenti del prodotto non si sono mai fermati, io e Arianna siamo cresciuti insieme ma “lei” è … sempre più avanti di me.

Utilizzando il software San abbiamo ridotto molto il margine di errore nell'indicazione dei dati sensibili dell'atto (anagrafiche, immobili ecc). Inoltre, abbiamo azzerato i problemi di connessione e di lentezza del programma che avevamo con il precedente software.

Naturalmente le preoccupazioni principali erano legate alla formazione del personale e al passaggio dei dati da un sistema all'altro; mi hanno rassicurato la disponibilità del personale e l'immenso lavoro fatto, in tal senso, per il "travaso" dei dati.

La parte relativa alla redazione dell'atto è sinergica con quella relativa agli adempimenti post stipula, che pertanto risultano estremamente snelli e semplici nella loro compilazione. In questo modo si "responsabilizzano" anche gli operatori che predispongono la stesura dell'atto, fanno le visure e importano i dati, poiché la precisione del loro lavoro determina anche tutti i successivi passaggi.

Non da ultimo apprezziamo il rapporto qualità prezzo, con un costo assolutamente competitivo.

Se si intende cambiare software e scegliere San, suggerisco anzitutto di predisporre schemi di atto e clausole che poi i programmatori importeranno, creando così un'area completa e dedicata al modo di lavorare del proprio studio.

Consiglio San perché ha tutte le funzioni necessarie e utili per uno studio notarile, funzioni semplici ed intuitive che facilitano e velocizzano il lavoro dell'operatore.

Utilizzo Sapes fin dalla nomina e da appassionato di tecnologia ho valutato attentamente le proposte che erano presenti sul mercato al momento della scelta.

Ho deciso di utilizzare Sapes per l'aspetto che più attiene alla parte notarile del gestionale: la redazione e scritturazione degli atti e la gestione degli adempimenti post stipula. Rispetto ad altri gestionali mi ha sorpreso la semplicità di gestione e creazione del formulario di studio, sia a livello di bozze degli atti che di singole clausole. Tutt'oggi aggiorno e affino le clausole dei miei atti personalmente e con molta semplicità.

La gestione degli adempimenti (soprattutto immobiliari) è l'altro punto di forza del programma: la sequenza che va dalla repertoriazione all'adempimento è fluida, senza intoppi e soprattutto rapida.

All'interno della pratica, con un sol colpo d'occhio, si hanno subito disponibili tutti i "moduli" del programma, dal repertorio alla fatturazione, dalla videoscrittura agli adempimenti. Tutto è gestibile all'interno della singola pratica senza dover "girare" nel programma alla ricerca di moduli aggiuntivi, velocizzando e semplificando il lavoro.

L'assistenza tecnica per aggiornamenti o risoluzione dei problemi telefonica è sempre stata molto cordiale, disponibile e attenta alle esigenze di studio, mai frettolosa. Non ha mai banalizzato il problema, anzi, prendendolo a cuore fa sempre il possibile per risolverlo.

Adottando il gestionale Arianna effettivamente si riesce a non perdere il filo… anzi, ad essere più precisi, si può avere un filo conduttore che passa dalla videoscrittura alla banca dati anagrafica, dall’archivio alla parcellazione passando per repertorio e libro firma.

Inoltre, trovo fondamentale per la mia attività il motore di ricerca che mi consente in pochi click di trovare qualsiasi tipo di documento/pratica e la possibilità di gestire con flessibilità la pratica per cartelle, replicando il fascicolo cartaceo.

Il gestionale San è intuitivo, facilita le operazioni quotidiane, la collaborazione all’interno dello studio e i rapporti con la clientela. Consiglierei di acquistare il software perché ha un semplice funzionamento e lo staff è sempre molto gentile nella risoluzione dei nostri problemi.

Arianna è un gestionale molto versatile e totalmente integrato che riunisce tutte le scadenze e gli adempimenti notarili correlati in un’unica pratica digitale.

Ha due videoscritture, di cui una proprietaria. Consente inoltre di utilizzare un editor di testo universalmente accettato come Word, senza perdere funzionalità legate ai dati e alla loro importazione direttamente nell’atto o alla creazione di schemi per le varie tipologie di atto.

Unisce la sicurezza dell’inclusione di dati nel testo a un efficace strumento di interpretazione dello stesso per la produzione degli adempimenti post-stipula. Ha un potente tool di ricerca per parole o gruppi di parole che consentono di ritrovare determinati atti senza necessariamente ricordare i dati delle parti.

In poche parole, si adatta ai diversi modi di lavorare senza che sia la struttura a dover cambiare i propri processi per adattarsi al software.

Il software San è in grado di facilitare il lavoro del Notaio a 360° in maniera estremamente efficace e affidabile. Inoltre, qualsiasi eventuale lacuna del sistema viene prontamente colmata dai programmatori.

Allo stesso modo, i programmatori, con grande pazienza, accontentano il Notaio e le richieste specifiche.